Import Kontak dari File EXCEL/CSV/TXT

Unggah file EXCEL (.xlsx), CSV, atau TXT untuk memasukkan banyak kontak sekaligus, lengkap dengan nomor WhatsApp, email, dan kolom tambahan.

Punya data pelanggan di spreadsheet? Lewat Import from File, Kamu bisa memasukkan banyak kontak sekaligus dari file .xlsx, .csv, atau .txt. Setiap kontak cukup punya nomor WhatsApp, email, atau keduanya. Kolom lain, misalnya kota atau total belanja, ikut tersimpan sebagai kolom tambahan (custom column). Penjelasan soal kolom ada di Penjelasan Fitur "Column" di List.

Import berjalan dalam lima langkah: Preparation → Map Column → Duplicate Handling → Upload Contacts → Confirmation.

Sebelum mulai

Siapkan file dengan aturan berikut:

1. Baris pertama berisi judul kolom, misalnya Nama, No WhatsApp, Email.

2. Setiap baris punya minimal satu identitas: nomor WhatsApp, email, atau keduanya. Baris tanpa keduanya tidak akan diimport.

3. Nomor WhatsApp diawali kode negara, misalnya 628123456789. Jangan pakai spasi, tanda +, atau tanda baca lain.

4. Batas file: maksimal 8 kolom, 5.000 baris kontak, dan ukuran 3 MB.

Contoh isi file:

Contoh isi file: baris pertama judul kolom, satu baris satu kontak

Baris Dewi Anggraini hanya punya nomor dan baris Eko Saputra hanya punya email. Keduanya tetap bisa diimport.

Untuk file CSV dan TXT, pisahkan kolom dengan koma (,). Kalau spreadsheet Kamu menyimpan CSV dengan titik koma (;), semua data akan terbaca sebagai satu kolom. Cara paling aman: unduh template di langkah 2, lalu isi dengan data Kamu.

Format file yang bisa diimport mengikuti paket Kamu:

Paket	Format file
Free	Tidak tersedia, perlu upgrade paket
Lite, Personal	TXT
Pro, Plus	TXT, CSV
Business, Premium	TXT, CSV, EXCEL (.xlsx)

Langkah import dari file

1

Buka Import from File

Di menu samping, klik Lists. Di halaman Manage Lists, klik Create New List, lalu pilih Import from File. Cara ini membuat list baru sekaligus mengisinya.

Create New List → Import from File

Ingin menambah kontak ke list yang sudah ada? Lihat bagian Import ke list yang sudah ada.

2

Preparation: unduh template dan unggah file

Jendela Import from File terbuka di langkah Preparation.

1. Download File Template: klik Format Excel (.xlsx), Format CSV (.csv), atau Format TXT (.txt) kalau Kamu ingin contoh format yang benar. Template sudah berisi kolom Nama, No WhatsApp, dan Email.

2. Seret file ke kotak Drag and drop a file here or click, atau klik kotak itu untuk memilih file dari komputer.

Langkah Preparation

3

Beri nama list

Setelah file terbaca:

1. Kartu nama file muncul. Klik Remove kalau ingin mengganti file.

2. Name Your List: ketik nama list, misalnya Pelanggan Toko Contoh. Maksimal 50 karakter, berupa huruf, angka, spasi, atau tanda #, @, ..

3. Klik Next. Tombol ini baru aktif setelah file terbaca dan nama list diisi.

File terunggah dan nama list diisi

4

Map Column: periksa jenis setiap kolom

Halaman Identify Your Columns menampilkan semua kolom dari file. WatZap menebak jenis setiap kolom secara otomatis. Tugas Kamu memeriksa dan membetulkannya.

1. Mapped: kolom yang sudah punya jenis dan akan diimport.

2. Configure: kolom yang belum dikenali. Statusnya Skip, artinya tidak ikut diimport. Tab ini hanya muncul kalau ada kolom seperti itu.

3. Judul kolom dari file, beserta dua contoh isinya.

4. Jenis kolom. Klik untuk menggantinya. Pilihannya: Skip, WhatsApp Number, Email, Full Name, First Name, Last Name, dan Custom. Kalau list sudah punya kolom tambahan, namanya muncul di bagian CUSTOM COLUMNS.

Halaman Identify Your Columns

Kolom Formatting Guidelines dan Example di sebelah kanan menjelaskan aturan isi untuk jenis yang dipilih.

Pastikan hanya satu kolom yang menjadi Full Name. Kolom teks lain, seperti kota, bisa ikut terbaca sebagai Full Name. Kalau dibiarkan, isi kolom itu bisa menimpa nama kontak. Ubah kolom tersebut ke Custom seperti di langkah berikutnya.

5

Ubah kolom menjadi kolom tambahan (Custom)

Contohnya kolom Kota yang terbaca sebagai Full Name:

1. Cari baris kolom Kota, lalu klik dropdown jenis kolomnya.

2. Pilih Custom. Letaknya paling bawah, jadi gulir daftar pilihan bila belum terlihat. Pilihan yang sudah dipakai kolom lain tampil pudar.

Pilih Custom untuk kolom Kota

Popup Create New Column muncul.

1. Column Name: ketik nama kolom, misalnya Kota. Gunakan huruf, angka, dan spasi, maksimal 20 karakter.

2. Klik Add New.

Popup Create New Column

6

Atur kolom di tab Configure

1. Klik tab Configure.

2. Kolom yang belum dikenali tampil dengan status Skip, misalnya Total Belanja. Kalau ingin ikut diimport, ubah ke Custom dengan cara yang sama seperti langkah sebelumnya. Kalau tidak perlu, biarkan Skip.

Tab Configure berisi kolom Total Belanja

Setelah semua kolom diatur, tab Configure hilang dan semua kolom pindah ke Mapped (1). Klik Next (2).

Semua kolom sudah Mapped

Minimal satu kolom harus berjenis WhatsApp Number atau Email. Kalau belum, muncul pesan Kolom Identitas Belum Dipilih saat Kamu klik Next.

7

Duplicate Handling: tentukan perlakuan data ganda

Pilih yang terjadi kalau kontak di file sudah ada di list:

1. Skip: data lama dibiarkan, baris dari file tidak diimport ulang. Ini pilihan bawaan.

2. Update: nama dan kolom tambahan diganti dengan data baru dari file. Nomor dan tanggal daftar tetap.

3. Klik Next untuk mulai mengunggah.

Langkah Duplicate Handling

Dengan Skip pun, kalau baris di file membawa nomor atau email yang belum dimiliki kontak lama, identitas itu tetap ditambahkan ke kontak tersebut.

8

Upload Contacts dan Confirmation

WatZap mengunggah kontak di langkah Upload Contacts. Jangan tutup jendela sampai prosesnya selesai.

Setelah selesai, langkah Confirmation menampilkan Progress is Completed:

1. Ringkasan hasil import, misalnya 5 new contacts added. Kalau ada baris yang tidak masuk, alasannya juga tertulis di sini, misalnya duplikat yang dilewati atau baris tanpa nomor WhatsApp/email yang valid.

2. Klik Finish.

Langkah Confirmation

9

Cek hasilnya

List baru tampil di tabel Manage Lists beserta jumlah kontaknya. Ikon WhatsApp dan email di sebelah nama list menandakan list itu berisi nomor dan/atau email.

List hasil import di Manage Lists

Klik nama list untuk melihat isinya. Kolom tambahan seperti Kota dan Total Belanja ikut tampil. Kontak tanpa email atau tanpa nomor ditandai —.

Isi list setelah import

Import ke list yang sudah ada

1. Di Manage Lists, klik nama list yang ingin ditambah kontaknya.

2. Klik Add New di kanan atas (atau Add New Contact di tengah halaman kalau list masih kosong), lalu pilih Import from File.

Add New → Import from File di halaman list

Langkahnya sama seperti di atas. Bedanya, Name Your List sudah terisi nama list dan tidak bisa diubah, dan kolom tambahan yang sudah ada di list bisa langsung dipilih dari bagian CUSTOM COLUMNS di langkah Map Column.

Sumber lain untuk mengisi list: Paste Data, Google Sheets, Sync from WhatsApp, dan Group Grabber. Untuk mengambil kembali isi list dalam bentuk file, lihat Export List Kontak.

Masalah umum

Muncul pesan "We do not detect any values that recognized as a WhatsApp Number or an Email"

WatZap tidak menemukan kolom nomor WhatsApp maupun email di file. Pastikan baris pertama berisi judul kolom, nomor diawali kode negara (misalnya 62), dan email ditulis lengkap. Kalau ragu, pakai template dari Download File Template.

Muncul pesan "Too many columns"

File berisi lebih dari 8 kolom. Hapus kolom yang tidak perlu, lalu unggah ulang.

Muncul pesan "Max 5.000 Rows"

File berisi lebih dari 5.000 baris kontak. Pecah menjadi beberapa file, lalu import satu per satu ke list yang sama lewat Add New → Import from File.

Muncul pesan "... format only available on ... plan"

Format file belum termasuk paket Kamu (lihat tabel format di atas). Simpan ulang file dalam format yang didukung paket Kamu, misalnya .txt, atau upgrade paket.

Semua data terbaca sebagai satu kolom

File CSV atau TXT memakai pemisah selain koma, biasanya titik koma (;). Simpan ulang dengan pemisah koma, atau unggah sebagai .xlsx bila paket Kamu mendukung.

Jumlah kontak yang masuk lebih sedikit dari jumlah baris di file

Lihat ringkasan di langkah Confirmation. Baris bisa dilewati karena sudah ada di list (duplikat, saat memilih Skip), atau karena tidak punya nomor WhatsApp maupun email yang valid.